Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 09 septembre 2023

1. Informations générales

1.1 Introduction

Concept JP Inc. (ci-après « Concept JP », « nous », « notre » ou « nos ») est une entreprise leader dans la distribution de produits de beauté auprès des professionnels de l’industrie de la coiffure et des domaines connexes au Québec. La protection de la vie privée est fondamentale pour Concept JP. C'est pourquoi nous avons mis en place des mesures de protection et des pratiques de gestion saine de vos renseignements personnels conformément aux lois applicables.

La présente politique de confidentialité (la « Politique »), à lire conjointement avec les Termes et conditions d’utilisation du site web et les accords de Services conclus avec Concept JP, décrit nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de traitement, de communication et de conservation des renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs.

En utilisant notre site web https://conceptjp.com/ (le « Site web ») ou l’un de nos Services, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos renseignements personnels conformément aux conditions décrites dans cette Politique. Si vous n'acceptez pas de respecter et d'être lié par la présente Politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, à accéder ou à utiliser notre Site web ou nos Services, ni à partager vos renseignements personnels avec nous. La présente Politique n’a pas pour objet de prévaloir sur les conditions d’un contrat passé avec nous ni sur les droits que vous pourriez avoir en vertu d'autres lois applicables en matière de confidentialité des données.

Cette Politique ne s’applique pas aux renseignements personnels de nos employés, de nos représentants et de nos consultants de Concept JP, ni à toute autre personne affiliée à Concept JP, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un renseignement personnel tel que défini par la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi applicable » ou « Loi P 39.1 »).

1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels

Les questions, les commentaires et les plaintes concernant notre Politique et nos pratiques en matière de protection de la vie privée peuvent être adressés à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Courriel : dpo@conceptjp.com
Adresse : 2089, rue Michelin, Laval QC, H7L 5B7, Canada

2. Définitions

Les termes suivants, lorsqu'ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans notre Politique, ont le sens qui leur est attribué ci-dessous, sauf dérogation explicite ou implicite dans le texte :

« Activités de traitement » : Processus par lequel des renseignements personnels sont collectés manuellement ou automatiquement, ou encore générés par l'utilisation de nos Services, ou par une autre source tierce, ou par une autre Activité de traitement réalisée par nous ou par un de nos sous-traitants. Par exemple, combien de fois un utilisateur a accédé à notre Site web.

« Cookies » : Petites quantités de données générées par un site Web et enregistrées par votre navigateur Web. Leur but est de mémoriser des informations vous concernant, telles que vos préférences, mais ils ne peuvent pas être utilisés pour extraire vos renseignements personnels.

« Fournisseur de services » : Toute personne physique ou morale qui traite des données pour le compte de Concept JP. Il s’agit de sociétés tierces ou de personnes employées par Concept JP pour faciliter nos Services, fournir des Services pour notre compte, effectuer des services liés à nos Services ou aider Concept JP à analyser l’utilisation de nos Services.

« Renseignements personnels » : Tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, quelle que soit la nature du support et la forme sous laquelle ce renseignement est accessible.

« Responsable de la protection des renseignements personnels » : La personne en charge de l’application de la présente Politique.

« Services » : Les services professionnels offerts par Concept JP, y compris la commercialisation et la distribution de produits de beauté, ainsi que les médias associés et la documentation électronique.

3. Traitement des renseignements personnels

3.1 Collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de nos Activités de traitement, nous pouvons traiter différents types de renseignements personnels, notamment :

• Coordonnées, telles que votre nom, prénom, adresse, adresse courriel et numéro de téléphone.
• Informations professionnelles ou relatives à l'emploi, comme votre diplôme de formation professionnelle.
• Renseignements relatifs à des produits ou à des services, comme les renseignements concernant les Services que nous vous avons fournis.
• Informations relatives aux transactions et aux paiements.
• Renseignements que vous choisissez de nous fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire ou répondez à des sondages.
• Renseignements recueillis automatiquement lors de l’utilisation de notre Site web, tels que des renseignements de connexion, des données de géolocalisation, etc.

Ces renseignements sont traités conformément aux fins légitimes énumérées à la section 3.2 ci-dessous.

3.2 Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins légitimes suivantes :

• Exploiter, maintenir, développer et améliorer toutes les fonctionnalités de notre Site web.
• Exécuter les contrats en lien avec la fourniture de nos Services.
• Développer de nouveaux Services et améliorer notre Site web.
• Vous envoyer des messages concernant l’ouverture et la gestion de votre compte.
• Vous envoyer des mises à jour sur nos Services, des offres spéciales et des informations sur les produits.
• Vous informer des modifications apportées à notre Site web ou à nos Services.
• Répondre à vos demandes, commentaires ou questions.
• Vous permettre de participer à des enquêtes, des sondages et des promotions.
• Analyser l'utilisation de notre Site web et de nos Services, y compris les préférences et les tendances des utilisateurs.

3.3 Communication des Renseignements personnels

Nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels à nos employés, à nos sous-traitants, à nos consultants, à nos mandataires, à nos Fournisseurs de services et à d'autres tierces parties de confiance qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à exploiter notre Site web, à réaliser nos Services, et à protéger nos activités commerciales ou à vous servir, et ce, à condition que ces Fournisseurs de services se soient préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables. Nous ne vendons pas, n'échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos Renseignements personnels à des tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la Loi P 39.1.

3.3.1 Fournisseurs de services et autres tierces parties

Bien que nous tentions d'éviter de communiquer vos Renseignements personnels à des tiers, nous pouvons faire appel à des Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l'analyse, l'hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous les cas pour lesquels un tel partage de vos Renseignements personnels peut avoir lieu :

• Nous utilisons Google Analytics de Google pour analyser l'audience de la Plateforme. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité de Google
• Nous utilisons Acceo Ogasys d'Acceo Solutions pour gérer nos opérations. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité d'Acceo
• Nous utilisons One Drive et Share Point de Microsoft pour stocker nos documents et Outlook de Microsoft pour communiquer par courriel. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité de Microsoft
• Nous utilisons les services de la plateforme CRM de HubSpot pour gérer nos relations avec nos clients. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité
• Nous utilisons les services de Facebook, Messenger et Instagram de Meta pour communiquer avec nos clients et nos prospects. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité de Facebook
• Nous utilisons les services de Moneris Online de Corporation Solutions Moneris pour les paiements et transactions de nos clients sur notre Site Web. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité de Moneris
• Nous utilisons OVHcloud pour héberger notre Site web. Consultez leur politique de confidentialité : Lien vers la politique de confidentialité

Lorsque nous communiquons vos Renseignements personnels à nos Fournisseurs de services, nous concluons des contrats écrits avec eux avant que vos Renseignements personnels ne leur soient communiqués et nous ne leur fournissons que les Renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leur mandat. Dans le cadre de ces contrats conclus avec nos Fournisseurs de services, nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente Politique soient respectés, et ces Fournisseurs de services sont tenus d'utiliser les Renseignements personnels selon nos directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De plus, ces Fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates qui sont proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels traités ou communiqués. Lorsque nos Fournisseurs de services n'ont plus besoin de vos Renseignements personnels, nous leur demandons de détruire ces données de manière appropriée.

3.3.2 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et protection de nos droits

Conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris celles en dehors de votre pays de résidence, nous pouvons communiquer vos Renseignements personnels lorsque nous estimons qu'une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment pour :

• Répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales, y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de votre pays de résidence ;
• Protéger nos activités ;
• Nous conformer à des procédures judiciaires ;
• Protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité, nos biens, les vôtres ou ceux de tiers ;
• Nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de limiter les dommages que nous pourrions subir ;
• Conformément aux lois en vigueur qui sont applicables, y compris des lois en dehors de votre pays de résidence.

3.3.3 Transaction commerciale

Nous pouvons partager, transférer ou communiquer, en stricte conformité avec la présente Politique, vos Renseignements personnels en cas de vente, de transfert ou de cession, en tout ou en partie, de Concept JP ou de nos actifs (par exemple, à la suite d'une fusion, d'une consolidation, d'un changement de contrôle, d'une réorganisation, d'une faillite, d'une liquidation ou de toute autre transaction commerciale, y compris dans le cadre de la négociation de telles transactions). Dans ce cas, nous vous informerons avant que vos Renseignements personnels ne soient transférés et ne soient régis par une autre politique de confidentialité.

3.3.4 Consentement des Renseignements personnels

Dans la mesure du possible, Concept JP obtient directement auprès de la personne concernée son consentement à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si vous nous fournissez des Renseignements personnels au sujet d'autres personnes que vous, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements en plus d'avoir obtenu leur consentement à une telle communication avant de nous les transmettre. Nous solliciterons votre consentement explicite avant d'utiliser ou de communiquer vos Renseignements personnels à d'autres fins que celles mentionnées dans la présente Politique.

3.3.5 Conservation des Renseignements personnels

Sous réserve des lois applicables, nous conservons vos Renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. À titre indicatif, la durée de conservation de certains renseignements peut s'étendre jusqu'à 7 ans après la fin des Services rendus par Concept JP à votre égard. De plus, nos périodes de conservation peuvent être modifiées en temps opportun en raison d'intérêts légitimes (par exemple, pour garantir la sécurité de vos Renseignements personnels, pour prévenir les abus et les violations ou pour poursuivre des criminels). Pour obtenir plus d'informations sur les périodes pendant lesquelles vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées prévues à la section 1.2 de la présente Politique. Nous conservons et stockons vos Renseignements personnels dans nos locaux situés au Québec ou ailleurs auprès de prestataires respectant les plus hauts standards technologiques en matière de sécurité de l'information. Concept JP ne collecte ni ne conserve pas les informations bancaires (cartes de crédit) de nos clients utilisés pour effectuer les transactions et autres achats sur notre Site Web.

4. Vos droits

À titre de personne concernée, vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessous en complétant le formulaire disponible ici et en le transmettant par courriel ou par la poste à l'attention de notre Responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à la section 1.2 de la Politique :

• Vous avez le droit d'être informé des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de nous demander une copie papier des documents contenant vos Renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable ;
• Vous avez le droit de nous demander de rectifier, de modifier et de mettre à jour les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s'ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts ;
• Vous avez le droit de retirer ou de modifier en tout temps votre consentement à ce que Concept JP recueille, utilise, communique ou conserve vos Renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables ;
• Si la diffusion de vos Renseignements personnels contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire, vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos Renseignements personnels et de retirer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ;
• Vous avez le droit de nous demander de supprimer les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des exceptions prévues par la Loi applicable ;
• Vous avez le droit de nous demander que vos Renseignements personnels vous soient communiqués ou qu'ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable. Afin de donner suite à votre demande, il peut vous être demandé de nous fournir un document d'identification approprié ou de vous identifier autrement.

5. Témoins de connexion et autres technologies de suivi

Nous utilisons des témoins de connexion et d'autres technologies de suivi similaires (collectivement, nommés les « Cookies ») pour nous aider à opérer, à protéger et à optimiser notre Site web et les services que nous offrons. Les Cookies sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur votre appareil ou sur votre navigateur. Ils nous permettent de recueillir certaines informations lors de votre visite de notre Site web, comme votre langue de préférence, le type et la version de votre navigateur, le type d'appareil que vous utilisez et l'identifiant unique de votre appareil. Certains des Cookies que nous utilisons sont supprimés après la fin de la session de votre navigateur. D'autres Cookies sont conservés sur votre appareil ou sur votre navigateur afin de nous permettre de reconnaître votre navigateur lors de votre prochaine visite de notre Site web. Les données recueillies par l'intermédiaire de ces Cookies n'ont pas pour objet de vous identifier. Les Cookies permettent notamment de garantir le fonctionnement de notre Site web et d'améliorer l'expérience de navigation des utilisateurs. Ils nous fournissent aussi certaines données qui nous permettent de mieux comprendre le trafic et les interactions qui ont lieu sur notre Site web ainsi que de détecter certains types de fraudes. Les Cookies ne causent aucun dommage à votre appareil et ne peuvent pas être utilisés pour extraire vos renseignements personnels. Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de Cookies lors de votre visite de notre Site web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d'accepter ou de refuser l'utilisation de certains Cookies ou de tous les Cookies. Veuillez toutefois noter que la désactivation des Cookies sur votre navigateur pourrait nuire à votre expérience de navigation sur notre Site web et vous empêcher d'utiliser certaines de ses fonctionnalités. Pour en savoir plus sur la manière dont nous utilisons les Cookies, vous pouvez consulter notre « Politique en matière de cookies ».

6. Mesures de sécurité

Concept JP a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels sur notre Site web contre la perte, le vol ou contre tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation et modification non-autorisés. Ces mesures comprennent notamment le cryptage de vos Renseignements personnels, le contrôle d'accès à vos Renseignements personnels, la séparation des tâches pour limiter l'accès à vos Renseignements personnels, l'audit interne, etc. Malgré les mesures décrites ci-dessus, nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue de vos Renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos Renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la section 1.2 ci-dessus.

7. Modification de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous publierons la version révisée de notre Politique de confidentialité et nous actualiserons la date de mise à jour figurant dans le pied de page de celle-ci. Nous vous en informerons également par courriel au moins trente (30) jours avant la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique. Si vous n'approuvez pas les nouvelles conditions de notre Politique de confidentialité, nous vous invitons à ne plus utiliser notre Site web et nos Services. Si vous continuez d'utiliser notre Site web ou nos Services après l'entrée en vigueur de la nouvelle version de notre Politique, votre utilisation de notre Site web et de nos Services sera alors régie par cette nouvelle version de notre Politique.

8. Liens vers des sites web de tiers

Il peut arriver à l'occasion que nous incluions sur notre Site web des références ou des liens vers des sites web, des produits ou des services fournis par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni contrôlés par Concept JP, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes et indépendantes de la nôtre. Nous n'assumons donc aucune responsabilité quant au contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s'applique uniquement à notre Site web et aux services que nous offrons. Notre Politique ne s'étend pas aux Services de tiers.

9. Individus âgés de moins de 14 ans

Nous ne recueillons pas et nous n'utilisons pas sciemment des Renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, vous ne devez pas nous fournir vos Renseignements personnels sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous apprenez que votre enfant nous a fourni des Renseignements personnels sans votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées prévues à la section 1.2 ci-dessus pour demander que nous supprimions les Renseignements personnels de votre enfant de nos systèmes.

10. Contactez-nous

Toute question, tout commentaire, toute demande ou toute préoccupation concernant la présente Politique de confidentialité doit être transmise à notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées prévues à la section 1.2 de la présente Politique.